Tietosuojaseloste: Rekrytointi
Päivitetty 6.11.2023
| Rekisterinpitäjä | Geologian tutkimuskeskus PL 96, 02151 Espoo Puh. 029 503 0000, gtk@gtk.fi |
| Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa | Sirkka Almgrén ja Suvi Vesterinen |
| Tietosuojavastaavan yhteystiedot | tietosuojavastaava@gtk.fi |
| Rekisterin nimi | Rekrytointi |
| Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste | Henkilötietoja käsitellään uusien työntekijöiden rekrytoinnin yhteydessä. Käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b-alakohdan mukaiseen sopimusten täytäntöön panemiseen tai sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseen (hakemukset työsuhteeseen) sekä 6 artiklan 1 kohdan c-alakohdan mukaiseen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen (hakemukset virkasuhteeseen). |
| Rekisterin tietosisältö ja kyseessä olevat henkilötietoryhmät | Rekrytointi koostuu monesta eri vaiheesta. Avointa tehtävää haetaan valtion rekrytointijärjestelmän kautta, johon hakija ilmoittaa henkilötietonsa (nimi, yhteystiedot, syntymäaika, sukupuoli), työ- ja koulutushistoriansa, suosittelijat sekä muut haluamansa työnhakua koskevat tiedot. Hakijan nimeämiltä suosittelijoilta voidaan myös saada joitain henkilöön liittyviä henkilötietoja.
Osassa rekrytointeja GTK hyödyntää apuna soveltuvuusarviointeja, jolloin myös näissä arvioinneissa ilmenevät henkilöön liittyvät tiedot tulevat käsittelyn kohteeksi. |
| Henkilötietojen säilytysaika tai mikäli tämä ei ole mahdollista, tämän ajan määräytymiskriteerit | Henkilötietoja säilytetään 2 vuotta rekrytoinnin päättymisestä. Tehtävään valitun henkilön tiedot säilytetään toistaiseksi.
Soveltuvuusarviointeihin liittyvät henkilötiedot poistetaan GTK:n tiedostoista rekrytoinnin päätyttyä. Palveluntuottajien kanssa on sovittu, että he voivat säilyttää henkilötietoja enintään 2 vuotta. |
| Säännönmukaiset tietolähteet | Tiedot saadaan hakijoilta itseltään hakemuksesta sekä haastattelun yhteydessä. Mikäli työnhakijat ovat nimenneet suosittelijoita, suosittelijoilta voidaan saada myös henkilöön liittyviä tietoja.
Soveltuvuusarvioinnin tuloksena voi myös muodostua uutta henkilöön liittyvää tietoa. |
| Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät | Hakijan ilmoittamia henkilötietoja voidaan jakaa sisäisesti sähköpostin välityksellä rekrytointiin osallistuvien GTK:n työntekijöiden kesken.
Henkilötietoja luovutetaan lisäksi mahdollisesti suoritusarviointia varten ko. tehtävää suorittavalle palveluntarjoajalle. Lisäksi henkilötiedot voidaan hakijan erillisellä suostumuksella luovuttaa Suojelupoliisille henkilöturvallisuusselvitystä varten. Viranomaiseen toimitetut asiakirjat eli tässä tapauksessa työhakemukset ovat julkisia asiakirjoja (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 7 §). Soveltuvuusarviointitiedot ovat kuitenkin salassa pidettäviä (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 24§ kohta 29). Kaikilla tehtävää hakeneilla on oikeus saada nimilista kaikista hakijoista, ansioyhteenveto, perustelumuistio ja hakemukset nähtäväkseen pyynnöstä. Tässä tapauksessa mahdolliset salassa pidettävät tai yksityisyydensuojan piirin kuuluvat tiedot kuitenkin peitetään näistä tiedostoista. |
| Tiedot tietojen siirrosta kolmansiin maihin ja tiedot käytettävistä suojatoimista (sis. tiedon komission tietosuojan riittävyyttä koskevasta päätöksen olemassaolosta tai puuttumisesta) ja keinot saada kopio tai tieto niiden sisällöstä. | Ei siirtoja kolmansiin maihin. |
| Rekisterin suojauksen periaatteet (manuaalinen aineisto ja sähköinen käsittely) | Sähköinen käsittely pohjautuu pääsynhallintaan (käyttäjätunnus + salasana). Mahdollinen manuaalinen aineisto sijaitsee lukitussa tilassa.
Tietoon pätee Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorin yleinen tietoturva. |
Rekisteröidyn oikeudet
|
Jokaisella hakijalla on oikeus saada pääsy henkilötietoihinsa ja tarvittaessa oikaista niitä. Jokaisella hakijalla on myös oikeus vaatia tietojensa poistamista rekrytointiprosessin ollessa käynnissä, mikäli hän peruu työhakemuksensa.
Kiistäessään tiedon paikkansapitävyyden, rekisteröity voi vaatia käsittelyn rajoittamista, jolloin käsittely rajoitetaan paikkansapitävyyden selvittämisen ajaksi. Rekisteröidyllä voi olla myös oikeus vastustaa tietojen käsittelyä tietyin edellytyksin. |
| Jos käsittely perustuu suostumukseen 6.1.a art. (tai nimenomaiseen suostumukseen 9.2.a art.), tieto oikeudesta peruuttaa suostumus milloin tahansa | Käsittely ei perustu suostumukseen vaan sopimukseen tai lakisääteiseen velvoitteeseen. Työnhakija voi kuitenkin perua hakemuksensa rekrytointiprosessin ollessa kesken ilmoittamalla tästä GTK:lle joko viralliseen gtk@gtk.fi –osoitteeseen (kirjaamo) tai hakuilmoituksessa nimetylle rekrytoivalle esihenkilölle, jos tämä tieto on henkilön tiedossa. Tällöin hänen tietonsa poistetaan. |
| Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle | Jos rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan käsitellään lainvastaisesti, hän voi tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon.
Tietosuojavaltuutetun toimisto |
| Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen tai sopimukseen perustuva vaatimus tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tällaisten tietojen antamatta jättämisen mahdolliset seuraamukset | Henkilötietojen antaminen perustuu vapaaehtoisuuteen. Tietojen antamatta jättämisellä on seurauksena, että kyseisen henkilön mahdollisuudet menestyä rekrytoinnissa pienevät merkittävästi. |
| Tietojen käyttö automaattiseen päätöksentekoon, ml. profilointi. | Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin. |
