Tietosuojaseloste: Juoni-asianhallintajärjestelmä

Päivitetty 27.1.2023

Rekisterinpitäjä Geologian tutkimuskeskus
PL 96, 02151 Espoo
Puh. 029 503 0000, gtk@gtk.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa Heikki Olander
Tietosuojavastaavan yhteystiedot tietosuojavastaava@gtk.fi
Rekisterin nimi Juoni-asianhallintajärjestelmä
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste Juoni-asianhallintajärjestelmässä hallitaan Geologian tutkimuskeskuksen käsittelemiä asioita ja niihin liitettyjä asiakirjoja vireille tulosta asian päättymiseen ja arkistointiin asti. Asianhallintajärjestelmän avulla voidaan todentaa ja seurata asioiden käsittelyä ja sillä edistetään hyvää tiedonhallintatapaa ja julkisuuslain ja hallintolain mukaista toimintaa.

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan c- ja e- alakohtien mukaisesti Geologian tutkimuskeskuksen lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen ja yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen.
Rekisterin tietosisältö ja kyseessä olevat henkilötietoryhmät GTK:n käsittelemät asiat, asioiden käsittelyvaiheet/toimenpiteet ja asiakirjat.

GTK:n henkilöstö: nimi, yhteystiedot, organisaatio ja tulosyksikkö tai muu mahdollinen käyttäjäryhmätieto, nimike.

GTK:n ulkopuolisen tahon, joka on laittanut asian vireille tai jolle GTK lähettää asiakirjatietoa: nimi, yhteystiedot, organisaatio ja tulosyksikkö tai muu mahdollinen käyttäjäryhmätieto, nimike.

Henkilötunnus tai muu yksilöivä tunniste, jos sen käyttäminen on perusteltua asiankäsittelyprosessin kannalta.
Henkilötietojen säilytysaika tai mikäli tämä ei ole mahdollista, tämän ajan määräytymiskriteerit Asianhallintajärjestelmässä henkilötieto tallentuu osaksi viranomaisen hallintolain mukaista asiankäsittelyprosessia. Henkilötiedon säilytysaika riippuu siitä, mihin prosessiin/tehtävään henkilötieto liittyy. Asiarekisteri henkilötietoineen säilytetään pysyvästi. Asiakorteille liitettävät asiakirjat sen sijaan säilytetään tai hävitetään tiedonohjaussuunnitelmassa määritellyn säilytysajan mukaisesti.
Säännönmukaiset tietolähteet Valtorin ylläpitämä Active Directory -käyttäjähallinta sisältää GTK:n työntekijöiden käyttäjätietoja, minkä lisäksi GTK:n työntekijä itse voi muokata tietojaan ja käsittelyssä olevia asioita/asiakirjoja.
Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät Asianhallinnan henkilötietoa käsittelevät ne GTK:n työntekijät, joille on asiakortilla annettu työroolinsa edellyttämät käyttöoikeudet ko. asian tietojen ja asiakirjojen näkemiseen.

Juonen järjestelmätoimittaja Triplan Oy pääsee TWebin palveluntarjoajana – tehdessään tarvittavia toimia GTK:n lukuun – näkemään asianhallinnan henkilötietoa siltä osin kuin GTK sallii.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Asianhallintajärjestelmän tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet (manuaalinen aineisto ja sähköinen käsittely) Rekisteriä käsitellään vain Valtorin tarjoamassa tietoturvallisessa teknisessä ympäristössä. Rekisterissä on käytössä järjestelmätoimittaja Triplanin tarjoamat tekniset tiedonsuojausmenetelmät. Pääsynhallinta perustuu pääsääntöisesti GTK:n AD:ssa sekä asianhallintajärjestelmässä käyttäjille määriteltyihin oikeuksiin.Tietoa järjestelmässä käsittelevän henkilön kuuluu käsitellä tietoa GTK:n asianhallinnan ja GTK: aineistojen ja asiakirjojen julkisuutta ja luokittelua koskevien pysyväisohjeiden mukaisesti.
Rekisteröidyn oikeudet
 Sinulla on oikeus saada tietää, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja ja oikeus saada jäljennös omista henkilötiedoistasi.

Sinulla on oikeus pyytää meitä oikaisemaan sinua koskevat virheelliset henkilötiedot.

Kun henkilötietojesi käsittely perustuu Geologian tutkimuskeskuksen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen, sinulla on oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä tietosuoja-asetuksen 21 artiklan 1 kohdan mukaisesti.

Sinulla on oikeus edellyttää meiltä henkilötietojesi käsittelyn rajoittamiseen, jos

  • olet tuonut esiin henkilötietojesi virheellisyyden ja me tarkistamme asiaa
  • tietojasi käsitellään lain vastaisesti, mutta et halua että tietosi poistetaan
  • me emme enää tarvitse ko. henkilötietoja, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimisesi, esittämiseksi tai puolustamiseksi,

olet vastustanut henkilötietojen käsittelyä yleisen tietosuoja-asetuksen 21 artiklan 1 kohdan nojalla ja odotat sen todentamista syrjäyttävätkö Geologian tutkimuskeskuksen oikeutetut perusteet perusteesi.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikontaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Suomessa valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu, ks. yhteystiedot: Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot | Tietosuojavaltuutetun toimisto.
Tietojen käyttäminen automaattiseen päätöksentekoon, ml. profilointi Asianhallintajärjestelmässä ei ole käytössä automaattista päätöksentekoa eikä profilointia.