GTK 2.0 - förändringsprogrammet för framtidens platsoberoende arbete

I början av 2020 övergick vi i Finland snabbt till distansarbete. Även vi på GTK flyttade i snabb takt till hemmakontoret. Det stod snart klart att distansarbete delvis har kommit för att stanna. Tanken väcktes hos oss: hur kommer framtidens arbete att se ut? Hur kan vi på bästa sätt dra lärdom av erfarenheterna från coronapandemin?

Tanken omsattes snabbt i handling. I januari 2021 inledde GTK pilotprojektet GTK 2.0 – framtidens platsoberoende arbete, där målet var att göra GTK-medarbetarnas arbete smidigare i den nya hybridvardagen – skapa en grund för en ny, platsoberoende kultur. Vi testade och skapade koncept för bl.a. nya lokal- och arbetsplatsmodeller, moderna teknologi- och informationssystemlösningar, ny kompetensutveckling för personalen och metoder för att skapa gemenskap vid platsoberoende arbete.

Det framgångsrika pilotprojektet GTK 2.0 tog slut i slutet av februari 2022 och fortsatte i samma veva i form av ett förändringsprogram. Förändringsprogramarbetet har preciserats till tre fokusområden: stöd för chefsarbetet, stärkande av den nya kulturen och utveckling av arbetsplatskommunikationen. Vid sidan av fokusområdena fortsätter vi även att införa och utveckla genuint platsoberoende samt teknologi och verktyg för platsoberoende arbete.

Med hjälp av förändringsprogrammet tar vi våra arbetsmetoder till en ny nivå och säkerställer vår beredskap för att utveckla vår verksamhet på ett ändamålsenligt sätt även i framtiden.

Projektgruppen för förändringsprogrammet består av experter inom offentlig förvaltning, arbetsliv och teknologi. Våra partner är Statens center för informations- och kommunikationsteknik Valtori, finansministeriet, Senatfastigheter, Fujitsu Finland, CSC – Centret för finländsk expertis inom IT för forskning och Elisa.

De tre fokusområdena för arbetet

Vi har fastställt tre fokusområden för förändringsprogrammet, där målen och åtgärderna är nära sammankopplade med varandra. Vi arbetar med smidiga Scrum-metoder. I vårt projektteam finns experter på geobranschen, IKT, kommunikation, tjänstedesign, HR, upphandlingar och arbetsmiljöer.

Stöd för chefsarbetet

Cheferna spelar en nyckelroll i kulturförändringen inom GTK. De föregår med gott exempel när det gäller arbetsmetoderna och leder GTK-medarbetarna i vardagen. Därför är det viktigt att stödja chefernas arbete och möjliggöra platsoberoende arbetsledning.

Fokusområdet har inom förändringsprogrammet främjats genom bl.a. intervjuer, coachning och workshoppar som tacklar de viktigaste utmaningarna inom chefsarbetet.

Stärkande av den nya kulturen

När vi står inför en brytningstid i arbetslivet och tillägnar oss nya, platsoberoende arbetsmetoder är det bra om vi frågar oss vad som är bra i vår kultur och vad som i sin tur leder oss bort från målen. Det är viktigt att vi vaknar till insikt om vilka gamla metoder vi måste avstå ifrån och vilka nya saker vi bör lära oss.

Med hjälp av förändringsprogrammet GTK 2.0 verbaliserar vi verbaliseringen av kulturen. Vi faciliterar den gemensamma diskussionen kring den kultur som råder inom GTK och de framtida målen. Det slutresultat vi eftersträvar är både gemensam förståelse av hörnstenarna för vår kultur och en skriftlig sammanfattning av dem: GTK:s egen kulturhandbok.

Utveckling av arbetsplatskommunikationen

Arbetsplatskommunikationen möjliggör en kulturförändring inom GTK, och alla GTK-medarbetare ansvarar gemensamt för den. Det finns dock aspekter av arbetsplatskommunikationen som vi kan utveckla med hjälp av förändringsprogrammet. Vi har börjat bygga en partnermodell som erbjuder GTK-medarbetarna sparring gällande den interna kommunikationen, från större projekt till teamens inbördes kommunikation. Dessutom fokuserar vi på att utveckla bl.a. arbetsplatskommunikationen på engelska i och med att vår personal internationaliseras allt mer.

Vi fortsätter även med lokalreformerna, sambruksförsöken och utvecklingen av ramen för platsoberoende arbete. Vi satsar även på att utveckla tekniska lösningar som passar GTK-medarbetarnas behov med fokus på framför allt molntjänstlösningar.

Ett pilotprojekt för hela statsförvaltningen

Även om vårt fokus ligger på att förnya våra egna verksamhetsmetoder och vår egen verksamhetskultur, GTK 2.0-förändringsprogrammet har genomslag på hela den offentliga förvaltningen. Inom förändringsprogrammet skapas alltså någonting större än en intern kulturförändring inom GTK. Målet är att programmet till tillämpliga delar ska bidra till förnyelsen av arbetet inom hela statsförvaltningen och ta arbetskulturen till en helt ny nivå. .

Vi vill dela med oss av våra erfarenheter, försök och observationer till andra. Du kan följa vårt arbete i sociala medier med hashtaggarna #uusinormaalityö och #newnormalwork! Vi diskuterar även gärna med andra organisationer i samma situation och berättar om vårt arbete för intressentgrupper. Ta kontakt med oss för att få veta mer.