Vuosi GTK 2.0 -muutosohjelmasta – millaista arkea elämme nyt?
Geologian tutkimuskeskuksen GTK 2.0 – tulevaisuuden monipaikkainen työ -muutosohjelma oli valtionhallinnon tasolla ainutlaatuinen satsaus modernien työn tekemisen tapojen kehittämiseksi. Nyt vuosi muutosohjelman päättymisen jälkeen on hyvä hetki tarkastella, mikä GTK:ssa muuttui – vai muuttuiko mikään?
28.2.2023 päättyi GTK:n, ja samalla koko valtionhallinnon, suurin satsaus modernien työn tekemisen tapojen kehittämiseksi. Pandemian liikkeelle sysäämä ja GTK:n käynnistämä, vuoden 2021 alussa startannut GTK 2.0 – tulevaisuuden monipaikkainen työ -muutosohjelma kokosi yhteen laajan joukon valtion ja elinkeinoelämän toimijoita ja asiantuntijoita kehittämään työtä uudessa, etätyöpainotteisessa arjessa. Muutosohjelman monialaiseen projektiryhmään kuului GTK:n lisäksi muun muassa valtiovarainministeriön, Valtorin, Senaatin, Fujitsun, Elisan ja CsC:n asiantuntijoita. Yhdessä lähdimme selvittämään, miten perinteikäs valtionhallinnon virasto voi parhaiten sopeutua uuteen normaaliin ja nostaa työtapansa ja -ympäristönsä uudelle tasolle (ja oppia tavan kehittää niitä jatkossakin) – me GTK:ssa etunenässä ja pilottivirastona.
Mitä muutosohjelmasta jäi käteen? Näin vuoden jälkeen on oiva hetki pysähtyä ja tarkastella, mitä oikein tapahtui ja miltä tämä päivä näyttää tehdyn valossa.
Pilottivuosi: askeleet uuteen arkeen
Valmiiden one-size-fits-all-ratkaisujen sijaan haluamme rakentaa GTK:ta, jossa jokaisella työntekijällä on mahdollisuus ja työkalut työskennellä joustavasti siellä missä itse haluaa, yhteisöllisyyttä ja sujuvaa tiimi- ja asiakastyötä unohtamatta.”
– Intra-uutinen 29.3.2021
GTK 2.0 -pilottivuoden käynnistyessä tammikuussa 2021 oli selvää, mihin muutosohjelmassa oli keskityttävä. Korona-pandemian pysähdyttävin alkuvaihe oli takana, ja ilmeistä oli, etteivät asiat palaa ennalleen. Myös GTK:laiset olivat sen kertoneet: tärkeintä on keskittyä toimiviin toimitiloihin, teknologiaan ja tietojärjestelmiin, osaamisen kehittämiseen ja viestintään. Siispä pilottivuonna kokeilimme uusia työtila- ja työpistemalleja, modernisoimme teknologia- ja tietojärjestelmiämme, panostimme uusiin keinoihin oppia ja jakaa tietoa sekä etsimme keinoja, joilla voimme rakentaa yhteenkuuluvuutta monipaikkaisessa työssä. Tutuiksi tulivat muun muassa:
- Teamsin ja muiden M365-työkalujen saloihin tutustuttaneet GTK 2.0 -vartit ja yksilö- ja ryhmäkohtainen tuki
- kodin ja toimistojen ergonomiaratkaisujen suunnittelu, yhteiskäyttötilakeskustelut
- 5G-kokeilu, teknologian etäkäyttöönottoprosessin parantaminen, suurten tietomäärien käyttäminen verkossa, paikkariippumattomat tallennusratkaisut
- kognitiivisen ergonomian tukeminen
- perehdytysprosessin uudistaminen, On Demand -perehtymiskonsepti
- Viva Engagen (silloinen Yammer) käyttöönotto
Kantava johtoajatus on ollut, että jokainen koulutus, jokainen Teams-vartti, jokainen pieni tekninen parannus tai jokainen toimitila-asioita eteenpäin vievä neuvottelutulos on sellaista jatkumoa, joka tähtää isoon yhteiseen tavoitteeseen, valmiuteen astua henkisesti ja teknisesti uuteen työn tekemisen kulttuuriin.”
– silloinen projektipäällikkö, nyk. talous- ja toimintajärjestelmäjohtaja Samu Valpola intrassa 10.8.2021
Lopulta suurin loikka pilottivuonna tapahtui kuitenkin ajattelussamme: voimme ottaa käyttöön uusia tapoja tehdä töitä sen sijaan, että odottaisimme paluuta vanhaan. Ja tämä alkoi näkyä erityisesti muutosohjelman toisen vuoden aikana.
Muutosohjelmavuosi: kulttuurin, esihenkilötyön ja työyhteisöviestinnän ytimessä
Pilottivuoden tulokset poikivat jatkoa GTK 2.0 -työlle. GTK:laisilta oli aktiivisesti kerätty näkemyksiä ja toiveita seuraavista toimenpiteistä arjen sujuvoittamiseksi, ja vuoden 2021 lopussa seuraavan vuoden tavoitteet olivat kirkastuneet: esihenkilötyön tukeminen, uuden kulttuurin vahvistaminen ja työyhteisöviestinnän kehittäminen olisivat keskeisiä GTK:n tulevaisuuden kannalta. Niiden lisäksi oli tärkeää jatkaa työskentelyä toimitilojen ja teknologian parissa: keskittyä sekä monipaikkaisen että paikkasidonnaisen työn ja yhteistyön sujuvoittamiseen.
Tässä joitakin muutosohjelmavuoden tekemisiä:
- GTK:n kulttuuriviikot: toukokuusta joulukuuhun kestäneet keskustelut ja tilaisuudet työn tekemisen tavoista, kuten palautteesta ja yhteisöllisyydestä – tuloksena syntyi GTK:n kulttuurikartta, sanoitus GTK:ssa toimimisesta (lue lisää kulttuuristamme)
- Esihenkilöiden vertais- ja yksilökeskustelut sekä tiimi- ja yksikkökeskustelut työtavoista ja arjesta
- Meillä töissä -info- ja keskustelutilaisuuksien käynnistäminen
- GTK 2.0 -varttien ja M365-tuen jatkaminen
- Työyhteisön kielikäytäntö ja Työyhteisöviestinnän pelikirja
- Sähköisen allekirjoituksen käyttöönotto
- Toimitilojen yhteiskäyttökokeilu Tampereella Tukesin kanssa
Muutosohjelmavuoden aikana käynnistyi myös uuden strategiamme valmistelu. GTK 2.0 -työ heijastui siihen merkittävästi, sillä valmistelu tehtiin menetelmin, joista meillä ei olisi ollut kokemusta ilman muutosohjelmaa: GTK:laiset työskentelivät tiiviisti Mirossa, Teamsissa, teknologiavälitteisesti nojaten aiemmin luotuihin viestintä- ja tiedonhallintakäytänteisiin. GTK 2.0 ja sen myötä tehty kulttuurimatka näkyy myös lopputuloksessa: ihmisen kokoisen työelämän vahvistaminen nousi strategiaamme onnistumisen edellytykseksi.
GTK ilman GTK 2.0:aa
Voimme hetken spekuloida, millaista arkemme olisi, mikäli GTK 2.0:aa ei olisi tapahtunut.
Teams olisi ollut GTK:laisten käytössä, mutta siihen olisi saatavilla vaihtelevasti tukea. Ehkä GTK:laiset eivät olisikaan juuri päässeet näkemään tiimiläisiään, ja ryhmissä Teamsia käytettäisiin hyvin vaihtelevasti. Kukaan ei oikein käyttäisi kameraa, kun ei siihen ole perustellusti rohkaistu. Yhteisiä Teams-pelisääntöjä ei ole luotu eikä niihin ole apua tarjolla. Miten kokouksia tallennettiin ja jaettiinkaan? Miten tiimi perustetaan, miten sitä hallitaan? Mitenkäs yhteiset muistiinpanot tai tiedostojen muokkaukset? Kuka kertoisi, miten Outlookissa kannattaa järjestää sähköpostit tai kalenteri? Millä tavoilla voimme järjestää ideointia ilmain kasvokkaistapaamista? Tiimiin tarvittaisiin myös uusi kollega, mutta hakijoita ei tahdo toimipistepaikkakunnalta löytyä. Kunpa monipaikkaiset mahdollisuudet otettaisiin rekrytoinnissa paremmin huomioon.
Miten kulttuurimme olisi kehittynyt? Miten palautekulttuuri, valmentava johtaminen ja valmistautuminen valtion toimitilastrategian vaatimuksiin olisivat edenneet? Olisiko meillä sitä edelläkävijyyttä, joka tulevaisuuden työympäristöjä rakennettaessa on meille elinehto modernin tutkimuksen ja TKI-työn mahdollistavien toimitilojen ja tutkimusympäristöjen kehittämisessä? Mitkä olisivat valmiutemme omalla työllä varustautua tuleviin haasteisiin? Mikä olisi vetovoimamme kansainvälisillä työmarkkinoilla ja toisaalta kykymme tehdä viime vuoden kaltaista toiminnallista ja taloudellista tulosta? Olisiko strategiaamme koskaan nostettu ihmisen kokoisen työelämän vahvistamisen tavoitetta?
Emme voi tietenkään sanoa, että mitään ei olisi tapahtunut ilman GTK 2.0:n käynnistämistä. Olisimme luovineet arjessa, tutkineet vaihtoehtoja ja keksineet ratkaisuja ilman muutosohjelmaakin. Järjestäytyneellä, suunnitelmallisella, osallistavalla ja ketterällä menetelmällä tehdyn työn merkitystä ei voi kuitenkaan missään määrin aliarvioida. Se, että olisimme jälkikäteen reagoineet arjen tarpeisiin ja tehneet kehitystyötä erillisissä tiimeissä muun ohella olisi tuottanut täysin erilaisen lopputuloksen kuin muutosohjelmassa etukenossa, proaktiivisesti ja yhdessä tehty työ.
Geologinen tutkimus eri muodoissaan, eri aikojen saatossa ja eri tavoin järjestettynä on aina ollut GTK:n tärkeintä ja ensisijaisinta työtä. GTK 2.0 luotiin mahdollistamaan sen tekeminen myös tulevaisuudessa.
Tänään: yhteinen, yhteisöllinen arki
Vuosi menee nopeasti. Ehkäpä tässä kohtaa voimme todeta, että GTK 2.0:n vaikutukset ovat niin luonnollinen osa arkeamme, että emme niitä juurikaan huomaa. Ainutlaatuinen projekti olikin, ja sen siivittämä GTK on edelleen yksi valtionhallinnon edelläkävijöistä ja haluttu sparrauskumppani työn tekemisen tapojen kehittämisessä. Työ jatkuu osana GTK:n tavallista arkea, ja GTK 2.0:n tuomaa nojaa tarvitaan jatkuvasti elävässä toimintaympäristössä jatkossakin.
Meillä GTK:ssa, valtionhallinnossa ja koko työelämässä yksi suurimmista pohdituttavista asioista on yhteisöllisyyden rakentuminen hybridiarjessa. Kun kasvokkaiskohtaamiset ovat vähentyneet merkittävästi muutaman vuoden takaisesti ja fakta on, että paluuta entiseen ei ole, kuihtuuko yhteisöllisyys ja siitä seurannaisena työtyytyväisyys kokonaan?
Tutkimukset kuitenkin tuovat lohtua ja uskoa. Tampereen yliopiston tutkija Ilmari Puhakka kertoo blogissaan, että tutkimusten mukaan työntekijöiden autonomian ja kompetenssin kokemuksilla on merkittävin positiivinen vaikutusten työtyytyväisyyteen. Sen sijaan yhteenkuuluvuuden tunteella ei ole tilastollisesti merkittävää vaikutusta työtyytyväisyyteen. Itse asiassa juuri autonomia mahdollistaa kompetenssin ja yhteenkuuluvuuden kokemukset.
Mitä tämä tarkoittaa? Kun voimme itse vaikuttaa työhömme, yhteisöllisyyden kokemuksemme lisääntyvät. Puhakka kehottaakin työnantajia satsaamaan yhteenkuuluvuuden sijaan erityisesti autonomian ja kompetenssin kokemuksiin esimerkiksi rakentavalla palautekulttuurilla ja selkeällä viestinnällä. Yhteenkuuluvuutta/yhteisöllisyyttä edistäviä kasvokkaistilaisuuksia emme tietenkään unohda, vaan jatkossakin on tärkeää järjestää tarkoituksenmukaisesti kasvokkaistapaamisia ja yhteistä ajanviettoa sekä jatkuvasti luoda uusia tilaisuuksia pitää huolta yhteisöllisyydestä.
On kuitenkin lohdullista tietää, että vaikka hybridityö monin paikoin haastaa kasvokkaiskohtaamisia, se ei kuitenkaan ole ainoastaan este, vaan myös ihan uusi mahdollisuus yhteisöllisyydelle. Yhteisöllisyys rakentuu ennen kaikkea yhdessä olemisesta ja tekemisestä, vuorovaikutuksesta, luottamuksesta, yhteenkuuluvuudesta ja suhteista toisiimme – sekä kasvokkain että teknologiavälitteisesti.
Elina Heininen, viestintäasiantuntija
Samu Valpola, talous- ja toimintajärjestelmäjohtaja
Maria Eskola, asiantuntija
Päivi Tuohimaa, HR-asiantuntija